依照新发布的《高等学校档案管理办法》，建校历史在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、已集中保管的档案资料在3万卷以上的高校应设立档案馆，海南省17所高校，却仅有1所高校建成档案馆。
随着档案服务功能的开发，高校档案在不同领域发挥出越来越重要的作用。然而，海南省17所高校，却仅有1所高校建成档案馆。
教育部和国家档案馆近日发布《高等学校档案管理办法》，指出高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件。用于个人或者商业目的的，可按照有关规定合理收取费用。该办法由教育部和国家档案馆联合制订，自今年9月1日起施行。
办法规定，高校档案指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。建校历史在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、已集中保管的档案资料在3万卷以上的高校应设档案馆。未设立的高校应设立综合档案室。有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。
办法指出，高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。涉及国家秘密的、涉及专利或者技术秘密的、涉及个人隐私的以及档案形成单位规定限制利用的不对外公布。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。高校档案用于公益目的的，不得收取费用。
办法规定，高校档案机构，对保管期限已满的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。如果玩忽职守，造成高校档案损坏、丢失或擅自销毁档案，擅自出卖或赠送、交换档案，高校要对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，构成犯罪的，要由司法机关依法追究刑事责任。
鲜为人知：从档案袋里查出一批假学生
在众多高校中，档案室往往隐藏在最不引人注目的角落，档案室里发生的故事，一向鲜为人知。
海南大学档案馆于今年4月建成，是海南省仅有的一所高校档案馆。其负责人说，其实，高校档案的利用率很高，不时有外单位来高校查询毕业生的学历真伪，也有单位通过查档案寻求法律依据。高校档案馆里存有很多极有价值的学术资料和科技论文，在企业家眼中，这些都是宝贝。过去，档案管理以保管为主，随着时代发展，档案价值和功能得到充分开发，越来越多的科研成果被“请”出档案柜，服务于社会。作为当地的文化、科技中心，高校所拥有的很多历史资料是独一无二的，比如，与海南大学合并之前的华南热带农业大学曾在国内高校独树一帜，周恩来、朱德、叶剑英、邓小平、董必武等老一代革命家都前往视察，并留有大批珍贵资料及图片。对于整个海南来说，这些都是无可替代的。
“高校档案利用率越来越高，每年有三四百人次来查档案。”海南医学院综合档案室主任黄东霞说，有不少大学毕业生不小心遗失毕业证或派遣证，会直接导致找不到工作或落不了户口，回校查找档案才能解燃眉之急。还有一些毕业生在出国前回校查找在校期间的学习档案，作为出国求职的依据。
也有相关职能部门，造访医学院档案室是为验证行医者的真实身份。近年来，海南医学院综合档案室在配合省卫生厅、各地卫生局核对行医人员身份、打击非法行医方面做出了很大贡献。2004年，海口市卫生局几位工作人员来到海南医学院查档案，他们在处理一起医疗事故过程中，遇到几位可疑医生，均自称是海南医学院毕业生。在看过海南医学院录取新生花名册和学生毕业分配名册后，他们露出了微笑，这些证据可帮了他们的大忙。不久后，海口市卫生局向海南医学院综合档案室致来感谢信，称查获4人假冒海南医学院的毕业生，他们骗取的《医师资格证》和《医疗机构执业许可证》已予以收回和吊销。
据了解，现在虽然可以通过高等教育学历查询认证系统查询求职者学历证书的真伪，但目前只有2001年以后毕业的毕业生信息上网。对此前的毕业生，还无法查询大学生毕业信息，而档案就能帮上大忙。如前不久，广东省教育厅发函至海南医学院综合档案室，查询某人1985年入学-1990年毕业的档案，目的是核实其毕业证的真假。经查档案，真伪立辨。
存在问题：17所高校只有一所建档案馆
查弄虚作假，从档案袋里找证据;挖科技成果，从档案袋里找灵感。根据教育部和国家档案馆近日联合发布《高等学校档案管理办法》，建校历史在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、已集中保管的档案资料在3万卷(长度300延长米)以上的高校应设立档案馆。但目前海南省有17所高校，只有海南大学建有档案馆。符合建设档案馆条件的高校还有好几所，但目前只拥有综合档案室。
记者从省档案馆和省教育厅了解到，海南省现有17所高校，有11所是新办高校，或由原来中等专科学校升级为高等专科学校。去年，省档案馆进行检查，发现了不少问题。高校档案管理利用率高，管理人员却极度缺乏，特别是有的新办高校、民办高校等，档案管理人员只有一人，身兼多职，而且不熟悉档案管理办法，不懂把档案分类、集中管理，对于这些高校来说，设立场馆、增加人手很迫切。
“高校档案的管理急需规范化。”作为海南省档案学会副理事长，黄东霞说，高校档案可分为教学、科研、基建、外事、出版、财会、声像等十大类，必须集中统一管理。
省教育厅高教处相关工作人员说，最近打算依照国家要求，结合海南省实际情况，就贯彻《高等学校档案管理办法》进行商讨。要求高校将档案工作纳入学校整体发展规划，使档案信息化建设与学校其他工作同步发展;落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费等。
收费有据：高校档案可用于商业目的
根据《高等学校档案管理办法》，高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用;用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
高校档案管理人员普遍认为，这一规定给高校档案管理带来福音。海南大学档案馆负责人说，适当收取服务费，有利于档案更好地服务于社会，对保护档案也能起到积极作用。
据了解，个人或者单位代表查档案时，要带身份证或单位介绍信等证明材料。利用者查阅档案资料后，可根据需要，选取原件某些部分摘抄或复印。
贴士：丢毕业证可查档案开证明
近年来有不少“马大哈”读者咨询，在“游走江湖”时丢了大学毕业证，在求职时遇到大麻烦。针对这种情况，高校档案管理人员提醒说，可先通过媒体挂失，再带身份证到毕业学校的档案馆或综合档案室查找学籍资料，档案管理人员可帮忙查找相关年度的录取新生花名册和学生毕业分配名册、毕业证签领册，当事人持复印材料交付省教育厅，由省教育厅出具毕业证明即可